Tulosmatriisi

Tulosmatriisi on organisaatioidean toiminnanohjauksen tunnuslukujärjestelmä. Siitä käytetään myös nimiä tavoitematriisi, tuottavuusmatriisi ja suorituskykymatriisi. Suomessa tulosmatriisia on käytetty 1980-luvulta lähtien teollisuuden, kaupan ja palvelun aloilla.

[muokkaa] Tunnuslukujärjestelmän idea

Toiminnan mittaamiseen ja ohjaamiseen käytetään tunnuslukuja, koska ne ovat osoittautuneet tehokkaiksi. Tunnusluvulle annetaan tavoitearvo, johon toteutunutta kehitystä verrataan. Tunnusluku on absoluuttisen tai suhteellisen mittauksen tulos kiinnostuksen kohteesta. Yksittäisiä tunnuslukuja voidaan kytkeä toisiinsa, ja näin syntyy tunnuslukujärjestelmä. Tunnusluvut ja tunnuslukujärjestelmät ovat suosittuja toiminnan ohjauksessa, koska niiden käyttö on koettu tarkoituksenmukaiseksi - kohtuullisella työllä saadaan aikaan mittaustapa, joka tuottaa riittävän oikeaa tietoa kohdeasiasta.

Tunnuslukujärjestelmillä ei yleensä pyritä mahdollisimman harhattomaan kokonaisvaltaiseen mittaamiseen, vaan tavoitteena on mitata tilannekohtaisesti kiinnostavia ja tärkeitä tekijöitä, esimerkiksi niitä tekijöitä, joihin suunnittelukaudella on tarkoitus saada aikaan suotuisa muutos. Mittaus voidaan tällöin kohdistaa suhteellisen harvoihin tekijöihin, mikä tekee mittauksesta yksinkertaisen ja helposti käytäntöön soveltuvan.

[muokkaa] Tulosmatriisin ominaisuudet

Oheinen tulosmatriisin perusesimerkki kuvaa tyypillistä sovellusta. Kuten sen sisällöstä voi päätellä, se kuvaa operatiivista vastuualuetta, prosessiteollisuuden valmistusyksikköä. Esimerkissä kaikki sen menestystekijät ovat tavalla tai toisella tuottavuuden osatekijöitä. Tulosmatriisin ominaisuudet voi tunnistaa sen rakenneosien avulla, joita voidaan tunnistaa yhdeksän:

1. Menestystekijät
2. Menestystekijöiden mittarit
3. Menestystekijöiden asteikot
4. Menestystekijöiden tavoitetaso
5. Menestystekijöiden painot
6. Menestystekijöiden mittaustulokset
7. Menestystekijöiden arvotetut tulokset
8. Menestystekijöiden painotetut tulokset
9. Kokonaistulos
10. Palkitsemisen säännöt

Ensimmäinen menestystekijä tuotettu määrä kertoo jonkinlaisesta pullonkaulatekijästä, koska aikaansaadun tuotannon määrää arvostetaan. On selvää, että tuotosmäärä vaikuttaa tuottavuuteen. Seuraavassa tekijässä halutaan varmistaa, ettei määrää tehdä laadun kustannuksella. Vajaalaatu on selvä tuottavuuden osatekijä ja sitä on yleensä helppo mitata. Sähkön ja höyryn kulutukset – niin kuin kaikki kulutusluvut – ovat tuottavuuden käänteislukuja ja sellaisena paljon käytettyjä liiketoiminnassa. Raaka-ainehukka on suoraan tuottavuutta samoin kuin työn tuottavuuskin. Tulosmatriisin avulla voidaan yksinkertaisesti havaita, mikä on tuottavuuden kannalta tärkeää.

[muokkaa] Tulosmatriisi ohjauksen välineenä

Tulosmatriisi on mittausväline, mutta se on myös ohjausväline. Ohjaus on prosessi, jonka tarkoitus on saada halutut asiat tehdyiksi. Ohjausprosessi koostuu erilaisista osaprosesseista. Tulosmatriisiohjauksessa eri vaiheiden kuvaamiseksi ohjaus jaetaan neljään peräkkäiseen osaprosessiin seuraavasti:

1. Sopiminen
2. Yhteistoiminnan toteuttaminen
3. Raportointi ja kehityskeskustelu
4. Ylläpito ja kehittäminen

Sopiminen on tulosmatriisiohjauksen lähtökohta ja tarkoittaa tulosmatriisin luomista siten, että se perustuu osapuolten yhteisymmärrykseen. Syntynyt tulosmatriisi on sopimus, jossa sovitaan muun muassa, mitkä asiat ovat tärkeitä vastuualueella, miten niitä mitataan, miten vastuut jakaantuvat, miten palkitaan. Tästä sopimuksesta käytetään myös nimitystä tulossopimus. Yhteistoiminta on tähän sopimukseen perustuvaa toimintaa, jossa on tarkoitus saada yhteisesti sovitut ja halutut asiat tehdyiksi. Toiminta tapahtuu muuttuvissa olosuhteissa, mikä antaa lisäpiirteen tämän vaiheen ohjaamiseen. Raportointi on tekemisen tulosten mittaamista, raportointia ja palkitsemista. Raportointi tuottaa jatkuvaa palautetta toimintaan ja sitä kautta impulsseja korjaaviin toimenpiteisiin. Kehityskeskustelu on kokonaissuoritusta ja -kehitystä arvioiva keskustelu, joka on linkki päättyneen ja uuden sopimuskauden välillä. Jokaista välinettä ja prosessia on ylläpidettävä ja kehitettävä, mistä syystä järjestelmän ylläpito ja kehittäminen muodostavat yhden toiminnallisen kokonaisuuden.

[muokkaa] Ohjauksen mallinnustehtävät

Liiketoiminnan ohjauksessa – saada halutut asiat tehdyksi – on kaksi mallinnustehtävää. Ensinnäkin on mallinnettava tavoitteellinen toiminta. Toiseksi on mallinnettava mittauksia varten tavoitteellisen toiminnan kohde eli se liiketoiminnan vastuualue, jota halutaan ohjata. Tässä on kysymys vastuualueen mallintamisesta taloudellisena ilmiönä.

1. Tavoitteellisen toiminnan hyvä mallinnus edellyttää, että mallinnuksessa voidaan toteuttaa seuraavat periaatteet: oikeudenmukainen menestyksen mittaus, täsmällinen tulosvastuusta sopiminen, yhteistoiminnan vahva kannustus, laaja ja oikeudenmukainen tuloksista palkitseminen, ohjauksen säädettävyys ja organisaation kyky käydä nopeasti, tehokkaasti ja täsmällisesti arvokeskustelua. Nämä hyvät ohjauksen ominaisuudet voidaan mallintaa tulosmatriisin avulla niin, että niille syntyy käytännössä toiminnallinen sisältö.
2. Taloudellisen ilmiön mallintaminen koskee kaikkia liiketoiminnan vastuualueita. Tässä on kysymys vastuualueen suunnitelman ja siihen sisältyvien menestystekijöiden mallintamisesta. Tähän tarkoitukseen on kehitetty lukuisia valmismalleja kuten tavoitejohtamisen avainalueluettelot, BSC:n näkökulmat jne. Viime kädessä organisaation on kyettävä luomaan itse omat mallinsa, jos se aikoo olla vähääkään omaperäinen liiketoiminnassaan. Suomalaisessa tavoitejohtamisessa yleistyi 1970-luvulla ns. YTA-prosessi eli Yrityksen Tavoitteiden Asettamisprosessi. Siitä lähtien monet yritykset ovat pitäneet tärkeänä mallintaa vastuualueiden tavoitteet itse ilman valmismalleja.

[muokkaa] Tulosmatriisin historia

Yhdysvaltalainen tohtori James L. Riggs esitelmöi vuonna 1984 Oslon tuottavuuskonferenssissa tässä kuvatusta tulosmatriisista otsikolla ”The Objective Matrix: A Versatile and Proven Method to Achieve Accountability and Motivation through Productivity Measurement”. Riggs toimi tuolloin Oregonin tuottavuuskeskuksen johtajana Yhdysvalloissa.Tuottavuuskeskus oli hänen perustamansa vuonna 1980. Sen tarkoitus oli tukea alueellisesti pientä ja keskisuurta liiketoimintaa tuottavuuteen ja tehokkuuteen liittyvissä kysymyksissä. Tutkimuskeskuksessa harrastettiin tutkimus- ja kehitystoimintaa ja niiden tuloksia raportoitiin seminaareissa. Tulosmatriisi on yksi tämän tutkimuskeskuksen aikaansaannoksista.

Tohtori Riggs kuoli pian tuon Oslon kongressin jälkeen vuonna 1986 ja Oregonin tuottavuuskeskus joutui taloudellisiin vaikeuksiin niin, että sen toiminta jouduttiin lopettamaan rahoituksen loppumiseen vuonna 1988. Riggs toimi Oregonin valtionyliopistossa (Oregon State University) professorina (1967) ja laitoksen johtajana (Industrial Engineering) kuolemaansa asti (1986). Hän kirjoitti ammattialaltaan 14 teosta, joista tunnetuin, Engineering Economics, on uusittuina painoksina edelleenkin suosittu alan oppikirja (Riggs ym., 1998). Riggs palkittiin 1987, vuosi kuolemansa jälkeen, arvostetulla Wellington-palkinnolla.

[muokkaa] Lähteet

• Hannula, M.: Tavoitematriisi. Työturvallisuuskeskus, 2000.
• Neilimo, K. ja Uusi-Rauva, E.: Johdon laskentatoimi. Edita, 2001.
• Rehnström, P.: Tavoitematriisi tuottavuuden mittauksessa. Teoksessa Tuottavuus, mittaa ja menestys. TT-Kustannustieto Oy, 1996.
• Riggs, J. L.: The Objective Matrix: A versatile and Proven Method to Achieve Accountability and Motivation through Productivity Measure-ment. 4th World Productivity Congress in Oslo, May 13–16, 1984, 1984.
• Saari, S.: Tulosmatriisiohjaus. Ominaisuudet ja käyttö. Miten saada halutut asiat tehdyksi organisaatiossa. MIDO OY, 2004.

[muokkaa] Aiheesta muualla

• Lappeenrannan teknillisen yliopiston taulukkolaskinsovellus: SAKE